با سلام خدمت شما دوستان عزیز!

بسم تعالی

Outlook

Outlookیک برنامه چند منظوره است که برای تمامی کاربران کامپیوتر کاربرد دارد. به کمک این نرم افزار می توان علاوه بر ارسال و دریافت ایمیل امکانات دیگری نظیر تقویم سررسید سیستم یادآوری منشی خودکاروهمچنین پشتیبان گیری و...استفاده کرد.

شروع کار با outlook

start"All programs"Microsoft office"outlook2010

در پنجره باز شدهnext را زده سپس دو حالت ایجاد می شود,اگرNo را بزنید با کلیک بر روی finish ,نرم افزار بدون پیکر بندی وارد محیط outlook  می شود,و اگر Yes را انتخاب کنید با کلیک برNext وارد پنجره پیکربندی outlook می شوید. سپس اطلاعات را وارد نموده و Next را زده تا تا نرم افزار به سرور ایمیلتان متصل شود.

اولین کادر سمت چپ ناحیه پیمایش(Navigation)

با کلیک برعلامت  درسمت راست پایین این پنجره با انتخاب گزینه Navigation pane options موجود در این منو میتوان عناصر قسمت پایین این ناحیه را مدیریت کرد.

برای مدیریت این ناحیه بر روی  Navigation paneموجود در زبانه View کلیک کنید.

اولین کادر در سمت راست ناحیه Reading pan که پیام ها را می بینید,

شما می توانید مکان ناحیه  Readingرا از مسیر:  

View" Reading pan"Right

همچنین خصوصیات آن را از مسیر:

View" Reading pan" options

و می توانید به کلی از نمایش این ناحیه صرف نظر کنید:

View" Reading pan"Off

نوار ابزار Todo که در لبه سمت راست پنجره outlook قرار دارد تقویم,لیست وظایف و ملاقات ها را نشان می دهد.

برای مدیریت این ابزار می توانید ار گزینه های موجود در Layout"View"Todo Bar استفاده کنید.

مدیریت حساب های کاربری outlook:

Account setting" account setting  File"

 در اینجا گزینه های New,Repair,Change,Remove,Set as default* به شما کمک می کند.

* (با کلیک ان هر اشتراکی که در قسمت Name است به صورت پیش فرض می شود.)

ایجاد و ارسال ایمیل

home"New

در قسمتTo ادرس گیرنده اصلی و درCcآدرس افراد دیگر, اگر مایل به افزودن بیش از یک ایمیل بودید می توانید آدرس ها را با;  از یکدیگر جدا کنید. اگر بخواهید گیرنده اصلی از ارسال ایمیل برای دیگر افراد آگاه نشود می توانید آدرس گیرندگان را در Bcc در  زبانه Options"show Files"Bcc انتخاب کنید. سپس می توانید باکلیک sendفرستاده ویا ان را save کنید.

در محیط outlook می توانید نوع فونت , اندازه و رنگ متن را تنظیم کنید و عکس نیز بیفزایید:

برای Justify کردن متنFormat taxt" Justify  :

برای قرار دادن عکس در اطراف متن:  Format" Wrap Text"Square

 برای لینک کردن: Insert"Link"Hyperlink سپس در کارد ظاهر شده در قسمت ,Address آدرس را وارد وOk  را زده,  همچنین می توان تصاویر را به آدرس لینک کرد به طور مثال یک Shapeایجاد کرده متنی را درون ان نوشته (با کلیک راست و انتخاب Add text) و ان را لینک می کنیم.

ایجاد  و استفاده از امضا:

File"Option"Mail"Signatures"New

سپس در قسمت Signature Edit  متن خود را  وارد نموده, همچنین میتوانید عکس نیز بگذارید وSave کنید.

تنظیمات دریافت ایمیل:

File"Option"Advanced"Send/Receive

در قسمت Schedule an…عدد 5را انتخاب کرده به این صورت outlookهر 5دقیقه یکبار برای دریافت و ارسال به میل سرور شما متصل می شود.

در قسمت Edit با انتخاب گزینه Receive mail itemحالت پایین ان را تنظیم کنید که قسمتDownloud headers فقط عنوان ایمیل ها را دانلود می کند و اگر قسمت Downloud completeرا انخاب کنید ایمیل ها به طور کامل دانلود می شود به این صورت outlookبه طور اتوماتیک دانلود ها را انجام می دهد. همچنین شما میتوانید دریافت ها را به طور دستی نیز تظیم کنید; در پنجره  outlook

     و "یا با زدن کلید F9 این عمل انجام می شود"         Send/Receive All Folder Send/Receive"

اگر چند اشتراک ایمیل دارید در پنجره  outlookدر زبانه Send/Receive بر روی Groups Send/Receive کلیک, و اشتراک مورد نظر را تنظیم کنید.

در قسمت From ایمیل دریافت شده با کلیک راست روی آدرس آن و انتخابAdd Outlook Contact آدرس مورد نظر به کتابچه آدرس اضافه می شود.

همچنین شما می توانید فایل ضمیمه شده(با کلیک راست روی عنوان فایل ذخیره شده) و یا کل ایمیل خود را ذخیره نمایید با رفتن به File و save کردن آن. برای ÷اسخ دادن به ایمیل خود به قسمت Home"Reply و سپسSend برای پاسخ به تمام دریافت کنندگان آن ایمیل بر رویReply All کلیک کنید و یا اگر خواستید آن ایمیل را برای کس دیگری بفرستید Home"Forward.

برای مدیریت ایمیل های مزاحمSpam:

Home"Delete"Junk"E-mail option

در پنجره باز شده در قسمت optionگزینه Safe list Only ایمیل هایی را که به فهرست ارسال کنندگان یا دریافت کنندگان اضافه کرده اید را دریافت می کند.

در زبانه Safe Sender لیستی از ایمیل های امن خود را می بینید. (برای افزودنAdd را بزنید)

در زبانه Recipients Safe می توانید آدرس ایمیل های مطمئن را انتخاب کنید. زبانه Blocked Senders لیستی از ایمیل هایی که به عنوان هرزنامه تلقی می شود را می بینید. (برای افزودنAdd را بزنید)

از زبانه International مانع از ورود ایمیل ارسال شده از یک کشور خاص می شوید(با کلیک Blocked Top-Level) و مانع از ورود ایمیل ارسال شده از یک زبان خارجی خاص می شوید (با کلیک Blocked Encodings List) 

روش های سازماندهی اطلاعات تماس:

روش اول: افزودن اطلاعات تماس جدید :

Home"New Item"Contact

فیلد ها را پر کرده سپسSave&Close

نمای Contact را از پنجره اصلی Outlook انتخاب کرده و می توانید اطلاعات تماس ها را مشاهده کنید, هنگامی که در این صفحه هستید با کلیک روی New Contact می توانید اطلاعات تماس جدیدی را بیفزایید.

استفاده از پوشه ها : در پنجره اصلی  Outlook

Contact"Folder"New Folder

سپس نام را وارد کرده و در قسمت

Folder Contacts" Contact Item

و در قسمت

" Contact"Ok      Select Where to…

پوشه جدید مربوط به اطلاعات تماس درmy Contacts   ظاهر می شود  که می توانید با دابل کلیک روی صفحه باز شده می توانید اطلاعات تماس جدیدی را وارد کنید.

روش دوم: استفاده از Contact Group

Home"New Contact Group

نام را وارد کرده و سپس Add Members"From Outlook Contact

مخاطب مورد نظر را انتخاب کرده, سپس روی

Members" Ok"Save&Close

سپس به همین ترتیب سایر مخاطبین را افزوده ,گروه مورد نظر را به همراه اطلاعات تماس آن ها ذخیره می کنیم.

چگونه از اطلاعات تماس استفاده کنیم ؟

با ذخیره اطلاعات تماس شما می توانید در هنگام ارسال ایمیل در پنجرهMessage با کلیک روی هر یک را از دکمه های To,Cc,Bccکادری ظاهر می شود که می توانید در آن مخاطب مورد نظر را انتخاب کنید : "To"Ok انتخاب

با سپاس

پایان قسمت اول

اضافه کردن قرار ملاقات

کلیک راست بروی ساعت مورد نظر←New Appointment←پرکردن همه موارد←Save&Close

تنظیم ملاقات تکرارشونده

کلیک راست بروی تاریخ موردنظر←New Recurring Appointment←پرکردن موارد←Ok

ایجادجلسه

کلیک راست برروی تاریخ موردنظردرتقویم←New Metting Request←پرکردن موارد←To←آدرس افرادموردنظر←Insert←جداول یاتصاویردرصورت نیاز←Format Textبرای قالب بندی پیامSave←

رویدادها

کلیک راست بر روی تاریخ موردنظردرتقویم←←New All Day Eventپرکردن مواردSave&Close←

ایجاد یک وظیفه

درپنجره اصلی کلیک روی Tasks←New Taskواقع درزبانهHome←پرکردن مواردSave&Close←

وظایف کامل شده

کلیک روی پرچم وظیفه یا کلیک بردکمهMark Completeدر زبانهHome

حذف آن با:Remove from list 

تغییر وظایف تکرار شونده

در پنجره اصلی کلیک رویTask←کلیک رویNew Taskواقع در زبانهHome←کلیک رویRecurrenceدرریبونTask←پرکردن کادر ظاهر شده

مشاهده وظایف درنماهای مختلف

در زبانهHome←Change View←کلیک بر گزینه دلخواه

ارسال گزارش وضعیت برای فرد دیگر

درپنجره وظیفه موردنظر←کلیک رویSend Status Report از زبانهHome←گزارش درقالب ایمیل آماده ارسال←ایجاد تغییردربدنه پیام درصورت نیاز←Toمخاطبان←Send

تخصیص وظیفه به دیگران روش اول:

درپنجره وظیفه←درسربرگTaskکلیک رویAssign Task←Toمخاطبان←ایجادتغییردر بدنه پیام در صورت نیاز←Send

روش دوم:درپنجره اصلی اززبانهHome←کلیک رویNew Item←ازمنو ظاهرشده انتخابTask Request←درپنجرهTaskتایید دو گزینه←To مخاطبان←Send

پذیرش یارد وظیفه تخصیص یافته به شما

بازکردن ایمیل مورد نظر←پذیرش آن با Accept←رد آن با Decline

اضافه کردن Rss Feed

اتصال به اینترنت←انتخابMailدرپنجره اصلی←کلیک راست برRss Feed←Add A New Rss Feed←تایپ آدرسRssسایت موردنظر درکادرظاهرشده←کلیک برAdd←تنظیمات بیشتردرکادر بعدی باکلیک برAdvanced←Change Folderتغییرمحل ذخیره سازی فایل هایRss←انتخابYesدرکادرقبل←نمایان شدن اخبارمربوط به سایت

مشاهده فایل هایpstموجود

درزبانهFile←کلیک برAccount Setting←انتخابAccount Settingازمنو ظاهر شده←کلیک برزبانهData File←کلیک برOpen File Location دسترسی به محل ذخیره سازی آن فایل

محافظت ازفایل های داده با قرار دادن پسورد

انتخاب فایل موردنظر از کادرAccount Setting←انتخاب گزینهSetting←درکادر ظاهرشده کلیک برChange Password←تایپ پسورد←Ok

پشتیبان گیری از فایل های داده

انتخاب فایل مورد نظر ازکادرAccount Setting←Add←درکادرظاهرشده مکان مناسب برای ذخیره فایل←نام مناسب←Ok

بازیابی یک فایل داده

کلیک برزبانهFile←کلیک برOpen←کلیک برگزینهImport←درکادرظاهرشده انتخابImport From Another Program Of File←Next←درکادربعدانتخاب گزینهOutlook Data File←Next←درکادربعد کلیک برBrowse←انتخاب گزینه اول ازOption←انتخاب فایل داده موردنظر←Open←انتخاب پوشه ای که مایلیداطلاعات درآن ذخیره شوند←Finish

پشتیبان گیری خودکار

از زبانهFile←Option←ازسمت چپ کادرآن کلیک برAdvanced ←انتخاب ←Outo Archive Settingانجام تنظیمات←Ok

پشتیبان گیری خودکار در فایل داده

کلیک برزبانهFile←کلیک برCleanup Tools←انتخابArchive←انجام موارد←OK

دسته بندی ایمیل ها

انتخاب یک ایمیل←در زبانهHomeکلیک برMove←ازمنو ظاهرشدهCopy To Folder←در کادر کلیک برNew←درکادرNameتایپ نام مناسب←درقسمتFolder ContainsانتخابMail And Post Item←انتخاب حساب کاربری که مایلیدپوشه درآن ایجاد شود←Okپوشه درپنجرهMailظاهرمیشود

طبقه بندی بر اساس رنگ

انتخاب ایمیل←درزبانهHomeکلیک برCategorize←انتخاب

یاانتخابAll Categories←انتخاب رنگ←کلیک برRenameتایپ نام مناسب←درقسمتShortcutانتخاب یک کلید میانبربرای ایمیل←Ok

جستجو در Outlook

درنمایMailدر پنجره اصلی←کلیک برکادرSearch←ظاهرشدن ریبون حاوی معیارهای فراوان←تایپ عبارت موردنظر دراین کادر←ظاهر شدن همه موارد حاوی این عبارت

ایجاد پوشه های جستجو

درسمت چپ پنجره اصلی درنمایMail←کلیک برSearch Folder←انتخابNew Search Folder←انتخابUnread Mailبرای ایمیل های خوانده نشده

یاانتخابMail From Special People←Choose←از کادر ظاهر شده انتخاب آدرس←Ok

یاانتخابMail With Spesific Word←Choose←تایپ کلمات مورد نظر در کادر←Add←تایید هردو کادر

ایجاد پوشه جستجوی سفارشی

درکادرNew Search Folder←انتخابCreate a Custom Search Folder←Choose←درکادرNameتایپ نامی معنادار←کلیک برCritera←تنظیمات در کادر ظاهر شده←Ok

استفاده از قوانین برای دسته بندی ایمیل ها

کلیک بر زبانهHomeدر پنجره اصلی←کلیک برRule←ازکادر ظاهرشده انتخابManage Rule &Alerts←در کادر کلیک برNew Rule←کادرRule Wizardظاهرمیشود←انتخابFrom People Or Public Group←برای انتخاب افراد کلیک برPeople Or Public Group←انتخاب افراد از دفترچه آدرس←برای مشخص کردن پوشه کلیک بر گزینهSpesifide←درکادرکلیک برNew←تایپ نام پوشه←تاییدکادر←اتصال به اینترنت←مشخصات در کادرقرار گرفته←Finish

کار با Notes

کلیک بر آیکونNotes←درپنجره ظاهر شده کلیک برNew Noteدر ریبون←نوشتن یادداشت←زدن ضربدر برای ذخیره

استفاده ازNotes

برای ارسال ←آن راکشیده و رویMail رهاکنید.

استفاده به عنوان وظیفه←آن را کشیده و رویTaskرها کنید.

استفاده به عنوان ملاقات←آن را کشیده و رویCalendar رها کنید.

تغییر رنگ,اندازه و فونت یادداشت ها

از منویFile←Option←کلیک برNotes and Journal←انتخاب هریک از موارد موجود درNotes Option

پایان